Je hoort vaak dat AI niet zo snel medewerkers zal vervangen. Het loopt wel los. Als jij dat ook denkt, dan kan onderstaand verhaal een wake-upcall zijn. Er verdwijnen namelijk wel degelijk banen. Ook in finance. Dat wordt duidelijk uit het verhaal van Koch en Veldman. Zij stellen dat AI geen incrementele efficiencyverbetering biedt, maar een radicale herinrichting. Met forse impact op rollen, skills en omvang van teams.

Waarom over op AI?

HelloPrint is een internationaal e-commerceplatform in printproducten, met hoge volumes en relatief lage orderwaardes. Doordat de waarde per order laag is, eet 1 klantinteractie al snel een fors deel van de marge van die order op. Koch: "1% fouten op een miljoen orders levert tienduizenden interacties op, want 1 fout leidt vaak tot meerdere interacties. Tegelijk liep het bedrijf vast in een complexe, door de jaren heen opgebouwde IT-omgeving, waarin steeds meer tijd naar onderhoud ging in plaats van naar vernieuwing. Tijd om over te gaan op AI." Dit zijn de belangrijkste lessen uit hun aanpak.

1. Gebruik AI voor herontwerp

HelloPrint besloot zijn bestaande platform en processen niet te verbeteren, maar vanaf een leeg vel opnieuw op te bouwen. Met AI als uitgangspunt. "Veel organisaties gebruiken AI om bestaande processen efficiënter te maken. Dat is een gemiste kans. Je kunt er ook voor kiezen om AI integraal onderdeel te maken van je bedrijfsmodel. Dan ontwerp je je hele proces opnieuw."

2. Durf je 'oude huis' los te laten

De aanleiding voor die radicale stap klinkt herkenbaar in de oren van financials: verouderde software of computersystemen. "Je bouwt in de loop van de jaren een huis en er komt telkens een etage of een kamertje bij", schetst Koch beeldend. "Op een gegeven moment kijk je en denk je: we kunnen er alles in doen wat we willen, maar we kunnen er geen wolkenkrabber van maken." Die legacy vertaalt zich volgens de CFO in fouten in het primaire proces, complexe systemen en beperkte schaalbaarheid. "Zelfs een foutpercentage van 1% is dan problematisch als je lage orderwaardes kent. We hebben de ambitie om naar een miljard omzet te groeien. Dan moet je het aantal fouten juist verlagen en niet laten meegroeien. Kortom, doorbouwen op legacy belemmert groei."

3. Door AI heb je minder mensen nodig

Waar HelloPrint eerder een groot ontwikkelteam nodig had, werkt het toe naar een aanzienlijk kleiner team. Dat past in de bredere ambitie om het personeelsbestand te halveren. "Met de technologie van vandaag kun je met veel minder mensen veel meer bouwen", zegt Koch. Veldman sluit aan: "AI-agents nemen het schrijven en testen van code grotendeels over. Daardoor kunnen medewerkers zich focussen op ontwerp en keuzes." Die verschuiving zie je volgens hem ook in finance terug, via een vergelijkbaar mechanisme. "Veel werkzaamheden zijn daar repeterend en patroonmatig. Van data verzamelen tot rapportages opstellen. Die taken zijn bij uitstek geschikt voor automatisering."

4. Schaal terug om echte winst te realiseren

AI levert pas echte winst op als je ook de organisatie aanpast aan de nieuwe realiteit. "Als je iedereen AI geeft, maar niet afschaalt, explodeert je P&L", stelt Koch. "Omdat je veel geld kwijt bent aan AI-tools. Veel organisaties blijven hangen in productiviteitswinst per medewerker, zonder die te vertalen naar lagere kosten. Het kernargument is voor mij schaalbaarheid: AI draait parallel, continu en tegen lagere marginale kosten." Het gevolg is dat je met minder mensen meer kunt doen, zegt Veldman. "Het doel is niet om mensen te vervangen door AI. Het doel is schaalbaar bouwen. Dat je minder mensen nodig hebt, is daar een logisch gevolg van. Het is niet het vertrekpunt."

5. Verbouwen met de winkel open: migreren is per definitie geleidelijk

"Je kunt niet zeggen: zaterdag sluiten we het oude systeem en maandag draaien we op het nieuwe", zegt Veldman. "Omdat je daarmee omzet misloopt. Immers, je kunt je klanten dan in een periode helemaal niet bedienen." HelloPrint bouwt daarom zijn AI-gedreven platform op naast het bestaande systeem en migreert stap voor stap. Het bedrijf kiest voor een gecontroleerde overgang. De uitrol begint klein, met 1 land of storefront. Daarna wordt het nieuwe systeem op basis van feedback en geleerde lessen steeds verder opgeschaald. "Je begint met een klein land en kijkt of het werkt. Op basis daarvan ga je itereren en zet je langzaam land voor land over."

6. Finance moet uit de silo en de operatie in

AI dwingt finance om zich anders te organiseren. Bij HelloPrint moet alle informatie worden samengebracht in 1 systeem, zodat AI en operations op basis daarvan kunnen werken. "Finance werkte vaak in een silo", ziet Veldman. "Nu brengen we alles samen in een datawarehouse, een digitale opslagplaats, zodat je veel makkelijker daarop kunt bouwen en handelen met AI. Dat heeft directe gevolgen voor de rol van financials. Er gaat minder tijd naar het verzamelen en verwerken van data . Daardoor hebben we straks minder financials nodig. Maar de financials die blijven, hebben meer tijd over voor analyse en impact. Voor hen geldt: 80% van hun werk wordt door AI gedaan en daardoor houden ze 80% van de tijd over om echt impact te maken."

7. Documenteer processen voordat je automatiseert

AI werkt alleen goed als processen expliciet zijn vastgelegd. "De kennis zit vaak in hoofden van medewerkers", zegt Veldman. "Daar kan AI niets mee." De eerste stap is daarom gelieerd aan structureren. Denk aan processen uitschrijven, context vastleggen en beslissingen expliciteren. Pas daarna kan AI effectief ingezet worden. Zonder die basis ontstaat ruis. "Als je geen context meegeeft, gaat AI zelf aannames doen", waarschuwt Veldman. "En dan ga je de mist in."

8. AI verandert de rol van de financial fundamenteel

De klassieke taken van financials verdwijnen in rap tempo. Denk aan facturen boeken, data verzamelen en rapportages opstellen. Die taken worden grotendeels geautomatiseerd. Daarvoor in de plaats komen andere competenties. "Kennis is geen onderscheidend vermogen meer", stelt Koch. "Alle kennis zit straks in AI-modellen. Het gaat dan om kunde. Die kunde zit in interpretatie, oordeelsvorming en het stellen van de juiste vragen." Volgens Veldman is ervaring daarbij cruciaal: "Iemand met jaren ervaring ziet meteen of AI iets onzinnigs heeft uitgespuwd. Zonder die context is dat veel lastiger."

9. Human in the loop blijft essentieel

Hoewel AI een groot deel van het werk overneemt, blijft de eindverantwoordelijkheid bij de mens liggen. Dat geldt zeker in finance. "Wij gebruiken AI voor onze jaarrekening, rapportage en analyses", zegt Koch. "Maar dat betekent niet dat ik niet meer verantwoordelijk ben. Ik lees die elementen goed door en geef goedkeuring. Dus moet ik als CFO achter een resultaat kunnen staan, ook al komt dat voort uit AI. Immers, ik ben eindverantwoordelijk als CFO."

10. Ontwikkel AI-vaardigheden

"Design yourself en begin vandaag", benadrukt Koch. "Anders ben je te laat." AI-vaardigheden worden volgens hem net zo vanzelfsprekend als Excelvaardigheden. "Iedere financial moet leren hoe hij AI inzet om productiever te worden en processen slimmer in te richten. Dat vraagt om een andere mindset. Niet kijken naar wat blijft, maar naar wat verdwijnt. En hard meewerken om die werkzaamheden te laten verdwijnen. Anticipeer op die ontwikkelingen. Focus je veel meer op waar je als mens goed in bent: analyseren, duiden en impact maken in managementteams."

Veel meer waarde toevoegen

De consequentie van dit alles is volgens de 2 financials onvermijdelijk: er werken minder mensen bij de organisatie. HelloPrint stuurt bewust op een halvering van het huidige personeelsbestand. Tegelijkertijd wordt de rol van de overblijvende financials zwaarder. En ook interessanter. Minder repetitief werk, meer invloed op de business. "Je kunt veel meer waarde toevoegen", zegt Veldman.

De inzet van AI is niet alleen gericht op groei, maar ook op overleven in een sterk concurrerende markt, concludeert Koch. "In digitale markten kan een concurrent met een nieuw platform snel opschalen. Als wij dit met 6 man kunnen bouwen, wat houdt anderen dan tegen? Dat maakt de inzet van AI ook tot een defensieve stap. Ik raad andere CFO’s dan ook aan daarover na te denken. Kan zo’n disrupter met AI ook in mijn markt snel opkomen? Zo ja, wat moet ik dan doen om onze organisatie in de vaart der volkeren mee te krijgen?"

Harde keuzes

Tot slot concluderen de heren dat AI vraagt om het maken van harde keuzes. Wie het inzet als hulpmiddel, plukt beperkte voordelen. Wie het integraal doorvoert, verandert zijn organisatie fundamenteel, inclusief de omvang van teams. Koch: "Je moet zorgen dat je de beste bent en je het snelst aanpast. Anders raak je uiteindelijk achterhaald. Dat geldt voor organisaties maar ook voor financials."