Paul Pegels, programmamanager Fysieke Werkomgeving bij het ministerie van BZK, is verantwoordelijk voor de invoering van het WMS. Die keuze is gemaakt naar aanleiding van herhaaldelijke subjectieve ervaringen van medewerkers over de drukte op het kantoor.
Dat leidde aanvankelijk tot handmatige tellingen. Dat werkte niet, vertelt Pegels. ‘We hebben vier verschillende facilitaire dienstverleners binnen het Rijk. Hun tellingen waren niet uniform qua methodiek of periode. Iedereen, ook medewerkers, zegt of ervaart dan iets anders. En dan voelt het al snel als druk.’
Angst
‘Ik zeg wel eens gekscherend dat de huisvesting van de Rijksoverheid is gebaseerd op angst’, zegt Pegels. ‘Angst dat er geen plek is, dat er teveel mensen binnenkomen of dat je voorkeursplek is ingenomen. Dat is allemaal ervaren drukte, of ervaren leegstand.’ En volgens Pegels leidt dat keer op keer tot onnodige discussies.
Die discussies ga je als FM’er uit de weg met objectieve data. Daarom startte het Rijk met een pilot om het WMS te testen. Met dit systeem wordt de aanwezigheid van medewerkers geregistreerd per kantoor- of vergaderruimte door middel van een infraroodsensor. Deze dat wordt bijgehouden in een applicatie die kan worden uitgelezen.
De pilot loopt nog tot eind 2025, maar heeft nu al veel inzichten opgeleverd. Bijvoorbeeld dat de meeste kantoren van het Rijk niet boven de 40 procent bezettingsgraad komen. Op termijn kan dit een herinrichting of zelfs het afstoten van vierkante meters betekenen.
Het liefst zie ik alle huisvestingsbudgetten gecentraliseerd worden”
Startpunt voor gesprek
Maar Pegels waakt ervoor dat het WMS een aanleiding is om over bezuinigingen te praten. ‘Dat is niet het primaire doel van het WMS’, zegt hij. Liefst voert hij eerst het gesprek over het daadwerkelijke gebruik van ruimtes, gebaseerd op de objectieve data van het WMS, en hoe het werkplekbeleid daarop kan worden aangepast.
En eigenlijk wil Pegels nog een stap verder. ‘Het liefst zie ik alle huisvestingsbudgetten [van de verschillende Rijksdepartementen, red.] gecentraliseerd worden. Nu betalen departementen voor hun vierkante meters en dus vinden ze er wat van. Als de beslissingen bij één partij liggen op basis van meetbare data, dan is er een beter startpunt om de discussie over drukte of leegstand per locatie te voeren.’
Meer weten over het WMS? Facto sprak uitgebreid met Paul Pegels over het systeem en de voordelen die eruit te halen zijn voor een effectief werkplekbeleid.
