Je ziet het meteen: dit gebouw is uniek. Enorme ramen in een bakstenen gevel geven het gerenoveerde kantoor van ingenieursbureau Haskoning een statig uiterlijk, maar door de nieuwe overdekte atria aan weerszijden van het gebouw voelt het interieur ruim en verwelkomend aan.

Ik kom binnen in één van de twee ingangen van het Rijksmonument. Direct heb ik zicht op een lange gang die tientallen meters verderop eindigt bij de tweede ingang. Halverwege die route is een kruising met toegang tot de hoofdtrap. Alleen hier kunnen bezoekers naar de bovenste verdiepingen.

Deze logistieke opzet voelt beperkend, zeker als je bedenkt dat het oorspronkelijke gebouw acht ingangen had. Volgens Smedts is dat juist de kracht van het huisvestingsconcept. ‘Iedereen komt elkaar tegen doordat wij de verkeersstormen beperken. Want mensen ontmoeten en samenwerken is de reden om naar kantoor te gaan, toch?’

Van functioneel naar storytelling

Op 12 mei opende Haskoning de deuren van het vernieuwde kantoor op de TU Delft Campus. Het pand deed ooit dienst als onderwijsgebouw voor de Mijnbouwfaculteit en was misschien wel gesloopt als Haskoning zich niet had ingezet voor behoud. ‘Het was ten dode opgeschreven; nu kan het weer 100 jaar mee’, zegt Smedts.

De reden voor de verhuizing klinkt simpel: ‘We wilden van een functionele naar een inspirerende werkomgeving.’ Maar hier gaat een complex proces aan vooraf waar risico’s aan kleven. Want wat is een inspirerende omgeving? Is het verhaal van een Rijksmonument voldoende om medewerkers te overtuigen? En als er miljoenen worden geïnvesteerd en het gebouw slaat alsnog niet aan, wat dan?

Verbinding was daarom het sleutelwoord. ‘Dit pand heeft weinig lagen en veel breedte’, zegt Smedts. ‘Dat biedt kansen voor interactie. Daarom wilde ik per se de binnentuinen overkappen, anders was de meerwaarde van dit gebouw veel minder groot geweest. Nu hebben we oversteekplaatsen en ontmoetingsplekken en zien mensen elkaar door het gebouw heen.’

Ik geef hem gelijk. Vanuit het kantoortje waar ik met Smedts spreek, kijk ik uit op een met daglicht overgoten atrium waar mensen werken, overleggen en uitrusten. Door de talloze ramen zie ik medewerkers wandelen, net als op de nieuwe oversteken op de tweede verdiepingen boven op het oorspronkelijke dak. Hier leeft het, en door de ruime opzet voelt het nooit te druk.

Een stapje verder in FM

Smedts is ruim achttien jaar werkzaam bij Haskoning. In zijn huidige rol, die hij sinds 2016 bekleedt, is hij verantwoordelijk voor de Nederlandse panden van het bedrijf en ook enkele in het buitenland. Zijn missie: hoe kan FM toegevoegde waarde leveren voor het primaire proces?

‘De basisfaciliteiten zijn voor mij geen discussie’, zegt Smedts over zaken als schoonmaak, functionele werkplekken en catering. ‘Die móeten goed zijn. En ja, dit pand is Paris Proof en we gebruiken 80 procent minder energie, maar is dat nou het onderscheidende verhaal? Dat doet iedereen! Wat ik wil bereiken, is een smile op het gezicht van de medewerker. Dat is voor ons als FM de core business, iets wat we alleen bereiken door een stapje verder te gaan.’

Dat extra stapje zit hem in bijna elk facilitair niveau. Van circulaire vloerbedekking en hergebruikte bureaus – ‘Niets wat je hier ziet, is nieuw!’ zegt Smedts trots – tot het inzetten van schoonmakers van de sociale werkplaats Werkse! Duurzaamheid druipt ervan af. En volgens Smedts is de investering daarvoor ‘nog geen 5 procent duurder’ dan voor een nieuwbouwpand.

‘Je investeert niet in materiaal, maar in uren’, zegt hij. Zo moesten er een paar bomen worden gekapt om de atria te overdekken. Het hout van die bomen heeft Haskoning door een specialistische timmerman laten zagen tot de tafels die nu in diverse vergaderzalen staan.

Volgens Smedts ligt de uitdaging voor dit soort oplossingen vooral in het voeren van een goed gesprek met leveranciers. Voor veel aannemers is hergebruik immers nieuw, maar ‘we hebben geen andere partijen hoeven aan te besteden’.

Niet streven naar vinkjes

Als er zo goed wordt gekeken naar het welzijn van de medewerkers, dan is er vast ook ingezet op certificaten, toch? ‘Tot op een zekere hoogte’, zegt Smedts. ‘In veel gevallen hebben certificaten een toegevoegde waarde. Zo wordt het gebouw op dit moment gecertificeerd voor BREEAM, wat bijdraagt aan een duurzame, gezonde omgeving. Je moet je als FM’er echter niet blindstaren op certificaten, maar je afvragen wat en hoe je iets wil bereiken.’

Om die reden heeft Smedts bewust geen WELL-certificaat nagestreefd. Een van de richtlijnen van dat certificaat in het kader van gezondheid is dat je binnen elke dertig meter een watertappunt moet hebben, zodat werknemers eerder bij water dan bij koffie zijn. ‘Maar ik wil dat ze vijftig meter lopen om water of koffie te halen, want dan ontmoeten ze collega’s.’

Ander voorbeeld: WELL eist dat 25 procent van de bureaus op kantoor een zit-stabureau is. ‘Ik weet dat de helft van die bureaus nooit in de stahoogte komt’, zegt Smedts daarover. ‘Bovendien moet ik dan mijn oude bureaus weggooien. Dat is toch een rare actie? Ik stimuleer beweging door medewerkers te laten lopen. Dan mis ik dat vinkje maar.’

Werkplekconcept

Hoewel de look and feel van een Rijksmonument bijdraagt aan dat unieke verhaal voor Haskoning, brengt het ook uitdagingen met zich mee voor de werkplekinrichting. Gangen zijn breed en kamers hoog en door de monumentenstatus mag daar nauwelijks wat aan worden aangepast. Daardoor zijn veel vierkante meters onbenut. Volgens Smedts is dat juist een kans.

‘Ik heb geen kantoor van 3,60 bij 5,40 meter, maar van 6 bij 8. Toch kan ik er maar zes werkplekken kwijt, want de vierkante meters zitten hem vooral in de hoogte’, zegt hij. Het voordeel? Akoestiek. ‘Ik kan ervoor kiezen veel bureaus te plaatsen, maar dan krijg ik nooit een volledige bezetting. Als drie mensen gaan bellen, wordt de rest gek. Door een paar bureaus minder behaal ik volledige bezetting en door het hoge plafond ebt een stem snel weg.’

Het is dus roeien met de riemen die je hebt als de bouwkundige structuur weinig vrijheid biedt. Moeten werknemers zich daar simpelweg aan aanpassen? ‘We hebben een engineeringteam voor infrastructuur dat met tachtig man aan één project werkt’, zegt Smedts. ‘Die wilden een zo open mogelijke vloer en die hebben ze gekregen. Maar we hebben ook projectmanagers die een eigen kamer willen. Niemand heeft die gekregen.’

Tweepersoonskamers waren simpelweg niet te realiseren, mede door de verdiepingshoogte. Maar door de akoestische kwaliteiten van het gebouw zijn (vertrouwelijke) klantgesprekken prima te voeren in de overige kantoren of in de atria. En wat nou als iemand een handdoekje legt? ‘Prima, als ze er dan maar wel elke dag zijn. We hebben geen reserveringssysteem, want mensen zoeken toch wel hun collega’s op. En als dat niet kan, dan kun je net zo goed thuiswerken.’

En wat als het te druk wordt? Het pand zit volgens Smedts nu al op een bezettingsgraad van 80 procent. ‘Ik kijk wat angstig naar september en november, als iedereen weer terug is van vakantie’, geeft Smedts toe. In dat geval worden de atria flexibel ingezet voor projectgroepen. ‘Daarmee bieden we een alternatieve invulling voor het vlekkenplan zodat een groep mensen alsnog kan samenwerken.’

Succes groter dan verwacht

Alles in het nieuwe kantoor staat of valt met het routingconcept. Looproutes faciliteren ontmoeting, net als de plaatsing van de koffieapparaten en de keuze voor een laag, maar breed gebouw. Om dat verhaal kracht bij te zetten, stimuleert Smedts die routing met effectieve wayfinding.

En dat is te zien. Verspreid over de muren en vloeren zijn stippen aangebracht die het oog trekken naar bewegwijzering. ‘Het is een concept dat ook op Schiphol en treinstations wordt toegepast’, zegt Smedts. ‘Niet een standaardplaatje of veel tekst, maar beelden en zichtlijnen. Dat zorgt er ook voor dat we het voor mensen met verschillende achtergronden en culturen herkenbaar maken.’

Ook buiten het gebouw is de routing en wayfinding doelmatig en sober. Hier geen grote naamborden – ‘External branding vind ik niet spannend’, zegt Smedts – want het gebouw oogt al bijzonder genoeg. Wat wel te zien is, is een overdaad aan ov-fietsen. Smedts lacht als ik hem hierop wijs. ‘De NS heeft al geklaagd dat wij teveel fietsen claimen.’

Fietsgebruik wordt door Haskoning gestimuleerd door een fietsregeling aan te bieden aan medewerkers en doordat de meeste autoparkeerplaatsen op zeven minuten loopafstand zijn geplaatst. ‘Het succes is groter dan verwacht’, zegt Smedts. ‘Veel mensen wonen in de buurt, maar ook vijftien kilometer is met een e-bike prima te overbruggen.’

Daardoor zijn er intussen meer fietsers dan autorijders, terwijl de fietsenstalling onder het gebouw niet heel groot is. ‘En zestig plekken heb ik aan een aannemer geschonken.’ Smedts lacht: ‘Op 1 september móet ik die terug hebben, anders staan er nog meer fietsen buiten!’